Tratamiento de Datos Personales

La Constitución Política de Colombia establece en su artículo 20 el derecho fundamental de acceso a la información; no obstante, a su vez consagra, en su artículo 15, derechos y garantías a quienes ostentan la titularidad de dicha información, tales como, la protección a la intimidad personal y familiar, al buen nombre, y a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ellas se haya recolectado, almacenado, o haya sido objeto de uso, circulación o supresión de las bases de datos y archivos de entidades públicas y privadas.

En virtud del artículo 15 de la Constitución Política, el Congreso de Colombia expidió la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, (reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1377 de 2013), la cual establece los principios y disposiciones aplicables al tratamiento de datos personales que se encuentren registrados en cualquier base de datos de entidades tanto de carácter público como privado.

En cumplimiento de esta normativa, TECHNOLOGY WORLD, manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad dispuestos en la Ley 1581 de 2012.

En tal sentido, todas las personas y empresas que, en desarrollo de las diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a TECHNOLOGY WORLD. cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

Por tanto, TECHNOLOGY WORLD en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, adopta como manual interno la “Política de Tratamiento de Datos Personales” que a continuación se describe, la cual será de obligatorio cumplimiento para todas sus actuaciones a nivel nacional asegurándose la socialización al personal de la organización y a los titulares de la información, de las normas jurídicas que lo fundamentan, los conceptos o términos legales que introduce y los principios que lo inspiran; así como el conjunto de derechos, deberes y procedimientos que constituyen el respeto del Habeas Data y tutelan la libertad, honra e intimidad de sus destinatarios.

1. Objetivo:

La Política de Tratamiento de Datos Personales de TECHNOLOGY WORLD. ha sido diseñada con la finalidad de divulgar los criterios empresariales que determinan la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio y transferencia de datos personales de clientes, proveedores, empleados y terceros en general; especificando sus derechos como Titulares de la información custodiada en bases de datos de TECHNOLOGY WORLD., y estableciendo los procedimientos a seguir para su debido ejercicio.

2. Ámbito de aplicación:

Este manual cobijará todos los datos personales, información y archivos registrados en las Bases de Datos de CLIENTES, PROVEEDORES, EMPLEADOS y TERCEROS, susceptibles de tratamiento, en virtud de las relaciones civiles, comerciales, laborales, contractuales o de servicios sostenidas, o que se hayan sostenido, entre estos y TECHNOLOGY WORLD., con el propósito de gestionar dichas relaciones, asegurar la transparencia dentro de la actividad económica, brindar de seguridad las operaciones desarrolladas y atender a requerimientos de entidades públicas de control y vigilancia.

3. Marco Normativo:

Para todos los efectos legales, la Política de Tratamiento de Datos Personales de TECHNOLOGY WORLD. se fundamenta en la siguiente normatividad:

Constitución Política de Colombia de 1991: Artículo 15.

Ley 1266 del 31 de diciembre de 2008: Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países y, se dictan otras disposiciones.

Decreto Reglamentario 1727 del 15 de mayo de 2009: Por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben presentar la información de los titulares de la información.

Decreto 2952 del 06 de agosto de 2010: Por el cual se reglamentan los artículos 12 y 13 de la Ley 1266 de 2008.

Ley 1581 del 17 de octubre de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Decreto Reglamentario 1377 del 27 de junio de 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

4. Definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado concedido por el Titular de la Información a TECHNOLOGY WORLD. para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita efectuada por TECHNOLOGY WORLD. y dirigida al Titular de la Información para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le participa de las presentes políticas y lineamientos, instruyéndole acerca de cómo acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento; entendido como aquel que contiene la información de los clientes, proveedores, trabajadores o terceros relacionados con TECHNOLOGY WORLD.

Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida y condición sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En ese sentido, es compromiso de TECHNOLOGY WORLD. velar porque las compañías contratadas para la recolección, almacenamiento o utilización de la información contenida en sus bases de datos o archivos físicos, cumplan con los deberes que la presente política estipula para los Encargados del Tratamiento.

Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para todos los efectos del presente documento, se entiende que el Responsable del Tratamiento es TECHNOLOGY WORLD.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; según se describe en este manual, son Titulares los clientes, proveedores, empleados o terceros, vinculados con TECHNOLOGY WORLD.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. Principios:

El desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política de tratamiento de datos y uso de información, se orientará por el respeto a las normas generales y especiales sobre la materia de manera armónica e integral con los siguientes principios:

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El Tratamiento ofrecido a las bases de datos de clientes, proveedores, empleados y terceros, custodiadas por TECHNOLOGY WORLD., es una actividad reglada sujeta a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento al que alude la política establecida en el presente manual obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al Titular por medio de Aviso de Privacidad.

Adicionalmente, este principio conlleva un ámbito temporal, tendiente a que el periodo de conservación de los datos no exceda del necesario para alcanzar los objetivos por los cuales se ha registrado, y un ámbito material, consistente en que los datos recaudados son los estrictamente necesarios para las finalidades perseguidas por TECHNOLOGY WORLD.

Principio de libertad: El Tratamiento de las bases de datos de TECHNOLOGY WORLD. sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular (cliente, proveedor, empleado o tercero). Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento por parte de TECHNOLOGY WORLD. debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: TECHNOLOGY WORLD. garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los clientes, proveedores, empleados o terceros relacionados con TECHNOLOGY WORLD. y demás autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por TECHNOLOGY WORLD. a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

6. Autorizaciones:

El tratamiento de la información personal contenida en las bases de datos de TECHNOLOGY WORLD. estará precedido, salvo excepciones legales, por la autorización informada de su Titular, la cual se solicitará a más tardar en el momento de su recolección, detallando el tratamiento al cual serán sometidos y las finalidades específicas para las cuales se obtiene su consentimiento.

Con el fin de garantizar los derechos de los Titulares de la información, TECHNOLOGY WORLD. determinará los mecanismos idóneos para obtener la autorización de clientes, proveedores, empleados y terceros, o de quienes se encuentren legitimados en virtud de lo consagrado por el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013. En todo caso, se entenderá que la autorización cumple con los requisitos legales cuando se manifieste por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que ella fue concedida; dentro de estas últimas, no podrá asimilarse el silencio como una conducta inequívoca.

Por otra parte, conforme lo dispone el Decreto 1377 de 2013, no se requerirá autorización para el tratamiento de la información contenida en bases de datos que se encuentren a disposición del público en general, siempre que por su naturaleza sean datos públicos.

Así mismo, el Articulo 10 de la Ley 1581 de 2012 prescribe que la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Datos de naturaleza pública.

Casos de urgencia médica o sanitaria.

Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

7. Datos sensibles:

Para el tratamiento de datos sensibles, como los de origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud, TECHNOLOGY WORLD. requerirá de autorización explícita del Titular de la Información, y podrá efectuarse al amparo de las excepciones contempladas en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

Para realizar dicho tratamiento, al momento de solicitar la autorización por parte del titular, TECHNOLOGY WORLD. se compromete a informarle que por tratarse de datos sensibles no está obligado a brindarla.

Así mismo, en desarrollo del Artículo 6 del Decreto 1377 de 2013, se comunicará al Titular de la Información en forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

8. Aviso de privacidad:

Cuando no sea posible a TECHNOLOGY WORLD. poner a disposición de sus clientes, proveedores, empleados o terceros, en calidad de titulares, las políticas de tratamiento de información que reposan en el presente manual, se informará de su existencia por medio de un Aviso de Privacidad en el que se identifique: la información de contacto de la empresa, el tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo, los derechos que le asisten al titular, los mecanismos dispuestos para que éste conozca la Política de Tratamiento de información, el carácter facultativo de las respuestas a las preguntas que versen sobre datos sensibles.

9. Derechos de los titulares de la información:

Sin perjuicio de los contenidos legales que traten sobre esta materia, TECHNOLOGY WORLD., garantizará a sus clientes, proveedores, empleados y terceros, en calidad de Titulares de la información, los siguientes derechos que podrán ser ejercidos directamente o a través de las personas legitimadas en el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013:

Conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información personal frente a TECHNOLOGY WORLD, ya sea frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a TECHNOLOGY WORLD salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Ser informado por TECHNOLOGY WORLD., previa solicitud, respecto del uso conferido a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a las normas sobre tratamiento de datos personales, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante TECHNOLOGY WORLD.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte de TECHNOLOGY WORLD.

Informarse de los cambios o modificaciones sustanciales que se efectúen al presente manual y acudir a la Representante Legal de TECHNOLOGY WORLD, para ejercer las funciones de contacto, atención de solicitudes y reclamos en materia de datos personales.

10. Rol de TECHNOLOGY WORLD:

TECHNOLOGY WORLD, asume el rol de Responsable del Tratamiento de Datos Personales.

Como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, TECHNOLOGY WORLD se compromete a cumplir, entre otros, con los deberes que a continuación se relacionan, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular, cuando ésta se dé por escrito.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 de 2012.

Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10.1 Identificación del Responsable del Tratamiento de Datos Personales:

TECHNOLOGY WORLD

NIT.

Domicilio: Bogotá D. C.

Dirección: Calle 77 con Cra 15 Esquina Bogotá, 2 do piso

Teléfono: 5205000

Correo electrónico: acortes@comprandotecnologia.com

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